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Le smart office ou bureau intelligent, s'impose de plus en plus comme une solution incontournable dans les entreprises modernes. Avec l'évolution des modes de travail, notamment le télétravail et le flex office, la gestion des espaces et l'expérience collaborateur doivent être repensées. Selon une étude Hiscox, 93% des jeunes actifs ne souhaitent plus travailler dans un bureau classique, incitant leurs entreprises à adopter des solutions technologiques pour optimiser leurs bureaux et améliorer le bien-être de leurs collaborateurs.
Le concept de smart office apparait dans les années 1990. Il désigne un environnement de travail optimisé par l’intelligence artificielle, des outils de collaboration en ligne ou encore l’Internet des objets (IoT). Ces nouvelles technologies permettent de faciliter la gestion des ressources et des espaces, d’améliorer l’expérience des collaborateurs et d’augmenter l'efficacité des opérations.
L'idée du smart office est née en réponse à plusieurs évolutions majeures. Tout d'abord, la montée en puissance du flex office, renforcée par le développement massif du télétravail, a transformé les attentes des entreprises et des collaborateurs concernant les espaces de travail. Les bureaux traditionnels laissent progressivement place à des lieux plus modulables et collaboratifs, capables de répondre à des besoins variés. Ce nouvel environnement est aussi rendu possible par une gestion des ressources plus efficace grâce aux applications mobiles et à une meilleure coordination des espaces.
En parallèle, l'essor des nouvelles technologies IoT et des outils numériques a permis une gestion des ressources optimisée dans les entreprises. Cela passe par l’automatisation des processus tels que la réservation de salles, la gestion des équipements ou encore la logistique interne. Pour faciliter cette gestion, les collaborateurs ont accès à des applications mobiles, donnant plus de flexibilité et d’autonomie dans les tâches quotidiennes et permettant d'optimiser les bureaux vides.
Enfin, l'évolution des mentalités en faveur du bien-être et de l’expérience collaborateur a encouragé les entreprises à intégrer des solutions innovantes pour améliorer la qualité de vie au travail, perçue comme un levier essentiel pour favoriser la motivation, l'engagement et la productivité des équipes. Dans ce contexte, les bureaux intelligents deviennent une solution stratégique : ils permettent de proposer un aménagement plus flexible et collaboratif, adapté aux nouveaux besoins des collaborateurs tout en intégrant des outils connectés pour simplifier leur quotidien.
Le smart office s’impose donc aujourd'hui comme une solution essentielle pour les entreprises cherchant à allier flexibilité, durabilité et performance, tout en offrant un environnement propice à la collaboration entre salariés et à l’innovation.
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Le premier bénéfice du smart office est l’optimisation qu’il permet sur la gestion des ressources et donc sur leur coût. Grâce à des nouvelles technologies de gestion connectées, il devient possible de réduire les coûts fixes liés à la consommation d’énergie, à l'utilisation des espaces et aux équipements. Par exemple, les systèmes de surveillance intelligents ajustent automatiquement l’éclairage et la climatisation en fonction de la présence des collaborateurs, ce qui diminue les dépenses énergétiques.
De plus, l'automatisation des processus administratifs et logistiques contribue à limiter les coûts liés à la gestion manuelle. Les solutions telles que les casiers connectés ou les plateformes de réservation de bureaux fluidifient les opérations quotidiennes, tout en réduisant les pertes de temps et les erreurs humaines. Ce mode de fonctionnement permet de mieux répartir les ressources et d’optimiser l'accès aux espaces en fonction des besoins réels.
Le smart office est un levier puissant pour stimuler la productivité des collaborateurs. En facilitant la réservation des salles de réunion, l’allocation dynamique des bureaux ou la gestion des équipements, les employés gagnent un temps précieux. Cette efficacité accrue se traduit directement par une meilleure organisation des tâches et par une gestion optimisée de la capacité des bureaux.
Un environnement de travail optimisé, où chaque ressource est accessible de manière fluide grâce aux applications mobiles, crée également un cadre propice à la collaboration entre salariés et à la concentration. Les espaces flexibles et modulaires permettent aux équipes de choisir des configurations adaptées à leurs besoins, renforçant leur engagement et leur efficacité.
L’un des bénéfices majeurs du smart office réside enfin dans l’amélioration du bien-être des collaborateurs. En personnalisant leur environnement de travail grâce à des nouvelles technologies adaptées (réglages de la température, de l’éclairage ou du mobilier), les collaborateurs évoluent dans un cadre plus confortable et stimulant.
Le smart office favorise par ailleurs une flexibilité accrue, comparé à un bureau classique. Les collaborateurs disposent d’une autonomie renforcée dans la gestion de leur emploi du temps et de leurs espaces de travail, ce qui contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. En offrant cette liberté, les entreprises renforcent la satisfaction et la motivation de leurs équipes, tout en favorisant une meilleure collaboration entre salariés.
Certaines solutions connectées vous aident à faciliter l’intégration du smart office au sein de votre entreprise. En simplifiant la logistique, en facilitant la gestion des espaces de travail ou en mettant à disposition des outils simplifiant le quotidien de vos salariés, ces solutions deviennent des incontournables de l’expérience collaborateur.
Faisons un tour d’horizon de quelques solutions connectées disponibles sur le marché.
Les casiers connectés Sezaam permettent de simplifier la réception et l’envoi des colis en entreprise. Cette technologie permet aux livreurs de déposer les colis en toute autonomie, sans perturber l’emploi du temps des collaborateurs. Ces derniers bénéficient de la sécurité de la solution, qui reste accessible 7j/7 et 24h/24.
Couplée à l’application mobile Sezaam, cette solution révolutionne la logistique des colis à travers un système complet de suivi de colis, de notification en temps réel et de renvoi de colis, le tout avec un parcours utilisateur fluide et performant.
Au-delà de la gestion des colis, la solution Sezaam donne accès, à travers sa marketplace de services et produits, à une conciergerie digitale personnalisée selon les besoins des collaborateurs. Depuis l’application mobile, ils peuvent réserver des services et profiter de produits locaux issus de petits producteurs autour d’eux, qui seront livrés directement dans leur Box Sezaam.
Cette large gamme de services permet aux salariés de se décharger des tâches contraignantes qui les encombrent : pressing, caviste, boulangerie ou lavage automobile, ils trouveront toujours le commerçant qui répond à leur besoin.
Proposer une solution connectée efficace et flexible sans faire de compromis sur la qualité des repas, c’est possible avec Foodles. À travers ses frigos connectés, la marque réinvente la cuisine d’entreprise avec des produits frais et locaux. Les collaborateurs bénéficient donc de repas équilibrés, disponibles sur leur lieu de travail quand eux en ont besoin. Le tout avec un système de gestion des stocks optimisés pour éviter les pertes et le gaspillage.
Envie de faciliter la réservation des espaces de travail et d’optimiser le taux d’occupation de vos bureaux ? Deskbird propose un ensemble de solutions de gestion allant de la réservation de salle de réunion à la coordination des présences sur site des collaborateurs. Toute une plateforme d’administration vous est dédiée, via un outil digital, pour administrer vos bureaux et faciliter l’organisation entre vos équipes, pour que vos collaborateurs puissent travailler dans des conditions optimales.
En intégrant un système complet de gestion de l’espace, vous pourrez alors optimiser la consommation et les dépenses tout en renforçant l’engagement des collaborateurs.
L’intégration du smart office représente une véritable opportunité pour les entreprises souhaitant moderniser leur environnement de travail et valoriser l'immobilier de bureau. Ce concept transforme les bureaux d’entreprises en espaces connectés, flexibles et performants grâce à l’utilisation des meilleures technologies et de divers outils digitaux.
Des solutions connectées comme les casiers intelligents et la conciergerie digitale de Sezaam, les frigos connectés de Foodles, ou encore les plateformes de gestion proposées par Deskbird offrent les atouts des bureaux modernes en optimisant la logistique et la gestion des espaces. Ces innovations permettent de créer un nouvel environnement de travail qui favorise l’autonomie des collaborateurs tout en renforçant leur engagement.
Adopter le smart office, c’est exploiter pleinement les atouts des bureaux en entreprise pour construire des organisations plus agiles et durables, où les meilleures technologies et les outils digitaux contribuent à une expérience enrichie, à la hauteur des défis du monde professionnel actuel.
Nos équipes vous recontacteront sous 24h afin de définir la solution la plus adaptée à votre projet.
